Kaufmännischer Assistent (m/w/d)
Aufgaben
- Zu Ihren Aufgaben gehört die Unterstützung der funktionsübergreifenden Teams und der Führungskräfte bei administrativen Aufgaben auf höchster Ebene
- Sie helfen bei der Erstellung von Dokumenten, Memos, Berichten, Tabellen und Präsentationsmaterial
- Weiterhin planen und koordinieren Sie Meetings und Telefonkonferenzen mit internen Teammitgliedern und externen Gästen
- Reservierung und Vorbereitung von Konferenzräumen, die Organisation/Verteilung von Meeting-Materialien sowie die Organisation des Caterings etc.
- Weiterhin routinemäßige Ablage, Versand, Telefondienst
- Sie erhalten Bürodienste aufrecht und sorgen für Büroeffizienz, indem Bürosysteme, -layouts und Gerätebeschaffung geplant und implementiert werden
- Sie empfangen und leiten alle Telefonanrufe und Informationen zu Beschwerden, Qualitätsproblemen und/oder unerwünschten Ereignissen umgehend an die qualifizierte Person oder Ihren Stellvertreter weiter
- Vertragsvorbereitung und Organisation
- Koordination und Zusammenarbeit mit relevanten Agenturen (Medizinisch/Marketing) – wie z. B. Postererstellung, Angebotsanfragen und Druckkoordination einschließlich Budgetkontrolle
- Sie organisieren Kongresse, Bildungstreffen und Beiräte
Profil
- Sie bringen fundierte Erfahrung in der Bereitstellung von administrativer Unterstützung auf höchster Ebene für Führungskräfte mit, vorzugsweise in einer kommerziell ausgerichteten, globalen Organisation, z. B. im kommerziellen, klinischen oder behördlichen Bereich
- Spezialisierte Verwaltungskurse/-ausbildungen sind bevorzugt
- Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sie haben die Fähigkeit, mehrere Kalender, globale Reiserouten und Sonderprojekte genau, effizient und effektiv zu verwalten
- Berufserfahrung im Umgang mit den erweiterten Funktionen von Microsoft Office (Power Point, Excel und Word)
- Sie bringen die Fähigkeit mit, unabhängig und je nach Bedarf gemeinsam in einer schnelllebigen und matrixartigen Teamumgebung mit internen und externen Teammitgliedern zu arbeiten
- Analytischer Denker mit hervorragenden Problemlösungsfähigkeiten und der Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten und Fristen anzupassen
- Sie bringen die Bereitschaft mit, täglich in das Frankfurter Büro zu pendeln, in Ausnahmefällen ist auch Homeoffice möglich
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
- Langfristige Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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