Projektkoordinator (m/w/d)
Aufgaben
- Beratung zu der Zusammenarbeit des Projektes. Förderung und Unterstützung einer effizienten Zusammenarbeit aller internen und externen Mitarbeiter des Programms (aktuell ca. 40-50 Personen, perspektivisch Ausbau auf bis zu 150-200 Personen), Entwicklung und kontinuierlicher Ausbau einer vertrauensvollen und effizienten Zusammenarbeit mit externen Projektpartnern, insbesondere anderen Übertragungsnetzbetreibern und Auftragnehmern
- Initiieren und Durchführen entsprechender Maßnahmen zur Stärkung der Kommunikation, Zusammenarbeit und des Projekt-Geists sowohl intern als auch mit externen Partnern, Fördern der Projektkultur basierend auf Respekt, Wertschätzung, Feedback, Zusammenhalt, Pragmatismus, Effizienz und einer optimistischen Grundeinstellung, Managen von Konflikten durch Vorbeugung bzw. entsprechende Kommunikation und Klärung
- Beratung bei der internen und externen Kommunikation des Projektes: Vorbereitung und Erstellung programminterner Kommunikationsformate und deren Anwendung im Programmverlauf zur Erreichung der Programmziele dienlichen programmübergreifenden Informationsstandes aller Projektbeteiligten
- Inhaltliche und gestalterische Erarbeitung von Berichten, Präsentationen oder anderen Kommunikationsformen zur Information interner Stakeholder (Matrix-Bereiche, Geschäftsführung etc.) und externer Partner und Stakeholder (andere Übertragungsnetzbetreiber, Politik etc.), Vorbereitung und Erstellung programmexterner Kommunikation im Zusammenspiel mit anderen zuständigen Bereichen (z.B. Unternehmenskommunikation), z.B. Intranet-Beiträge, Social Media- Beiträge, Pressemitteilungen, Ansprechpartner für Informationsanfragen innerhalb des Programms und Vermittlung an die jeweiligen Wissensträger innerhalb und außerhalb des Programms
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von programmspezifischen internen und externen Meetings sowie ggfs. Dokumentation und Nachverfolgen von Ergebnissen, Organisation von Dienstreisen oder der Teilnahme an Veranstaltungen von Projektbeteiligten, Organisation von Events, Klärung organisatorischer Themen innerhalb des Programms, Erstellung entsprechender Übersichten und Prozessdarstellungen
- Unterstützung bei der transparenten digitalen Ablage von Projektdokumentation, On- und Offboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und Erinnerung der Verantwortlichen
- Sonderaufgaben zur Unterstützung der Programmleitung sowie auf Anfrage auch der Bereichsleitung, Unterstützung bei SAP-Systempflege im Rahmen interner Berechtigungen für externe Auftragnehmer, z.B. Beantragung neuer sowie Anpassung bestehender SAP-Berechtigungen für Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, ggfs. Anlegen von Bestellanforderungen („Banfen“) und Leistungserfassungen („Lerfen“),
- Nachverfolgung der im Zusammenhang mit der OneSAP-Einführung seit Januar 2023 im Programm aufgekommenen Themen, Fragestellungen und deren Klärung
- Bei Bedarf Unterstützung der Dokumentenmanager in Bezug auf das Dokumentenmanagement und - controlling: formale Prüfung von Dokumenten auf Einhaltung programmspezifischer Anforderungen (z.B. Richtlinien, vertragliche Anforderungen); Steuerung von Dokumenten im virtuellen Projektraum etc.
Profil
- Erfahrung mit der Erfüllung von Aufgaben im beschriebenen Leistungsspektrum (Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb großer CAPEX-Projektteams), vorzugsweise in der Offshore-Branche
- Einschlägige praktische und theoretische Erfahrungen im Projektmanagement (z.B. PM-Standards)
- Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und dem operativen Dokumentenmanagement
- Erfahrung mit der teamgerechten Gestaltung und Steuerung von Kommunikation im spezifischen Umfeld von Anlagenbauprojekten
- Fließende Deutschkenntnisse (min. C1) und sehr gute Englischkenntnisse (min. B2) in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in den einschlägigen MS Office-Programmen und SAP (Anwenderkenntnisse)
Benefits
- Spannendes Projekt im internationalen Umfeld
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.
Besetzungsprozess für Freelancer
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
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- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Anhand Ihres Lebenslaufes, Ihrer Bewerbungsunterlagen und Ihres Profils führen wir eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen durch.
Kontakt bei Hays
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