Wie Mitarbeitergespräche zum Erfolgsfaktor für Ihre Personalentwicklung werden

In der heutigen Arbeitswelt wird der Kampf um die besten Talente immer härter. Mitarbeitergespräche spielen daher eine immer wichtigere Rolle bei der Bindung von Talenten. Mit der richtigen Vorbereitung und einer positiven Herangehensweise können Mitarbeitergespräche dazu beitragen, den Mitarbeitenden neue Impulse zu geben. Wenn Sie Mitarbeitergespräche nicht mehr als Last, sondern als Chance begreifen, werden sie zu einem wichtigen Führungsinstrument für Ihr Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalgespräche spürbar verbessern.

Sie suchen eine Fachkraft für Ihre Personalentwicklung? Dann melden Sie Ihre Vakanz hier bei uns an.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Mitarbeitergespräche sind Gespräche zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten oder der HR, die abseits der täglichen Kommunikation bei der Arbeit stattfinden. Sie finden regelmäßig, anlassbezogen oder spontan statt und werden auch Personalgespräche genannt. Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen:

Feedbackgespräch / Beurteilungsgespräch:

Bei diesem Mitarbeitergespräch steht die Performance des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin im Fokus. Häufige Themen sind Leistung, Wünsche, Zusammenarbeit, Weiterentwicklung und Zielvereinbarungen.

Jahresgespräch:

Üblicherweise werden Personalgespräche in einem regelmäßigen Rhythmus gehalten. So auch das Jahresgespräch, das einmal im Jahr stattfindet. Genauso gibt es Halbjahres- und Quartalsgespräche.

Kritikgespräch:

Ähnlich wie bei den Feedbackgesprächen steht auch bei den Kritikgesprächen die Performance-Betrachtung im Vordergrund. Allerdings geht es bei Kritikgesprächen meistens anlassbezogen um verbesserungswürdiges Verhalten, das den Mitarbeitenden vermittelt wird.

Kündigungsgespräch:

Das Kündigungsgespräch findet statt, wenn den Mitarbeitenden eine Kündigung übermittelt wird.

Nutzen von Mitarbeitergesprächen für Ihre Personalentwicklung

Ein Unternehmen, das erfolgreich am Markt bestehen will, achtet auf eine vertrauensvolle und effiziente Kommunikation mit seinen Angestellten. Gut geführte Mitarbeitergespräche nützen dem Unternehmen und der Belegschaft. Die wichtigsten Vorteile für Sie als Unternehmen sind:

Gutes Arbeitsklima: Konstruktive Kommunikation macht Mitarbeitende zufriedener.
Einblicke in die Gedanken und das emotionale Befinden der Belegschaft: Sie erhalten transparent Informationen darüber, wie es Ihren Mitarbeitenden geht und können empathisch auf Hürden eingehen und sie unter Umständen beseitigen.
Überwindung von Problemen und Konflikten: Indem Sie Raum für Gespräche geben, können Konflikte frühzeitig beseitigt werden. Sie können Probleme direkt ansprechen und müssen nicht warten, bis Ihre Mitarbeitenden aktiv werden.
Stärkere Bindung und Loyalität zum Unternehmen: Mitarbeitergespräche geben den Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und verstanden zu werden. Dies steigert die Identifikation mit dem Unternehmen.

Diese Vorteile führen dazu, dass Ihre Mitarbeitenden zufriedener sind und sich in Ihrem Unternehmen wohlfühlen. Das hat oft zur Folge, dass die Krankmeldungen und Kündigungen weniger werden und die Produktivität der Mitarbeitenden steigt. Das erspart Ihnen mühselige Offboarding-Prozesse und senkt Ihre Recruiting-Kosten.

Vor dem Mitarbeitergespräch

Die Bedeutung einer Vorbereitung auf ein Personalgespräch wird häufig unterschätzt. In der Hektik des Alltags ist man leicht versucht zu glauben, dass man die relevanten Punkte des Gesprächs bereits im Kopf hat und daher keine Vorbereitung benötigt. Doch nicht immer reicht eine gute Gesprächsroutine oder die Fähigkeit zur Improvisation aus.

Damit Sie den Erfolg Ihres Mitarbeitergesprächs sicherstellen, ist eine strukturierte Vorbereitung wichtig. Wo findet das Gespräch statt, welche Ziele verfolgt jeder einzelne bzw. jede einzelne und wie bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächspartner und Gesprächspartnerinnen vor? All das erfahren Sie in unseren drei Leitfäden zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen.

Leitfaden organisatorische Vorbereitung

Bevor Sie sich mit den Inhalten und Details des Mitarbeitergesprächs befassen, sollten Sie einige grundlegende organisatorische Aspekte bedenken:

Wann und wo findet das Mitarbeitergespräch statt?
Wer sind die Teilnehmenden des Gesprächs?
Ist der Besprechungsraum zur ausgewählten Zeit verfügbar und vorbereitet?
Wie lange soll das Personalgespräch dauern?
Haben Sie die Teilnehmenden über den Termin und die Inhalte informiert?
Haben Sie die benötigten Unterlagen vorbereitet?
Wer übernimmt die Gesprächsleitung bzw. wer übernimmt welchen Gesprächsteil?

Termin und Ort des Mitarbeitergesprächs wählen Sie am besten so, dass das Gespräch in einer angenehmen und ungestörten Atmosphäre stattfindet. Die Dauer des Gesprächs hängt vom Anlass und den Beteiligten ab – es gibt hierfür keine festen Vorgaben

Leitfaden organisatorische Vorbereitung

Bevor Sie sich mit den Inhalten und Details des Mitarbeitergesprächs befassen, sollten Sie einige grundlegende organisatorische Aspekte bedenken:

Wann und wo findet das Mitarbeitergespräch statt?
Wer sind die Teilnehmenden des Gesprächs?
Ist der Besprechungsraum zur ausgewählten Zeit verfügbar und vorbereitet?
Wie lange soll das Personalgespräch dauern?
Haben Sie die Teilnehmenden über den Termin und die Inhalte informiert?
Haben Sie die benötigten Unterlagen vorbereitet?
Wer übernimmt die Gesprächsleitung bzw. wer übernimmt welchen Gesprächsteil?

Termin und Ort des Mitarbeitergesprächs wählen Sie am besten so, dass das Gespräch in einer angenehmen und ungestörten Atmosphäre stattfindet. Die Dauer des Gesprächs hängt vom Anlass und den Beteiligten ab – es gibt hierfür keine festen Vorgaben

Leitfaden inhaltliche Vorbereitung

Das Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch mit konkreten Absichten. Vorgesetzte und Mitarbeitende streben jeweils ein bestimmtes Ergebnis des Gesprächs an. Je klarer das angestrebte Ziel ist, desto besser können sich die Beteiligten darauf einstellen und desto leichter lässt sich das Ergebnis überprüfen.

Um die gesteckten Ziele zu erreichen, sollten Sie sich über den Inhalt des Mitarbeitergesprächs Gedanken machen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, sich die richtigen Fragen vor dem Gespräch zu stellen:

Was ist der Anlass des Personalgesprächs?
Um welche Inhalte soll es gehen?
Besitzen Sie genügend Informationen zu den Gesprächsinhalten?
Welche Ziele verfolgen Sie durch das Mitarbeitergespräch?
Wie argumentieren Sie, um die Ziele zu erreichen?
Mit welchen Gegenargumenten können Sie rechnen?
Wie gliedern Sie das Personalgespräch?

Leitfaden inhaltliche Vorbereitung

Das Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch mit konkreten Absichten. Vorgesetzte und Mitarbeitende streben jeweils ein bestimmtes Ergebnis des Gesprächs an. Je klarer das angestrebte Ziel ist, desto besser können sich die Beteiligten darauf einstellen und desto leichter lässt sich das Ergebnis überprüfen.

Um die gesteckten Ziele zu erreichen, sollten Sie sich über den Inhalt des Mitarbeitergesprächs Gedanken machen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, sich die richtigen Fragen vor dem Gespräch zu stellen:

Was ist der Anlass des Personalgesprächs?
Um welche Inhalte soll es gehen?
Besitzen Sie genügend Informationen zu den Gesprächsinhalten?
Welche Ziele verfolgen Sie durch das Mitarbeitergespräch?
Wie argumentieren Sie, um die Ziele zu erreichen?
Mit welchen Gegenargumenten können Sie rechnen?
Wie gliedern Sie das Personalgespräch?

Leitfaden mentale Vorbereitung

Ein sachliches Mitarbeitergespräch wird immer einen persönlichen Aspekt haben. Je besser die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern ist, desto effizienter werden sie die Inhalte verstehen und zu einer Übereinstimmung kommen. Auf jeden Fall wird es Ihnen helfen, sich mental auf den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin vorzubereiten. Mit diesen Fragen gelingt Ihnen das:

Haben Sie Vorurteile, Sympathie oder Antipathie gegenüber den Teilnehmenden?
Wie schätzen Sie die Beziehung zwischen sich und der mitarbeitenden Person ein?
Besitzen Sie Erfahrungswerte aus früheren Personalgesprächen?
Was wissen Sie über die Person, sowohl privat als auch im Arbeitsumfeld?
Welche Ziele könnte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin im Gespräch verfolgen?
Wie reagieren Sie, wenn das Mitarbeitergespräch zu emotional wird?
Mit welchen Einwänden rechnen Sie?

Indem Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Gesprächspartner oder Ihrer Gesprächspartnerin auseinandersetzen, können Sie während des Gesprächs besser auf unvorhergesehene Dinge reagieren.

Eine gründliche Vorbereitung ermöglicht es Ihnen, eine angemessene Gesprächsdauer einzuhalten, sich auf die Ziele zu konzentrieren, sie zu erreichen oder zumindest an ihnen zu arbeiten und schließlich ein für beide Seiten akzeptables Ergebnis zu erzielen.[1]

Leitfaden mentale Vorbereitung

Ein sachliches Mitarbeitergespräch wird immer einen persönlichen Aspekt haben. Je besser die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern ist, desto effizienter werden sie die Inhalte verstehen und zu einer Übereinstimmung kommen. Auf jeden Fall wird es Ihnen helfen, sich mental auf den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin vorzubereiten. Mit diesen Fragen gelingt Ihnen das:

Haben Sie Vorurteile, Sympathie oder Antipathie gegenüber den Teilnehmenden?
Wie schätzen Sie die Beziehung zwischen sich und der mitarbeitenden Person ein?
Besitzen Sie Erfahrungswerte aus früheren Personalgesprächen?
Was wissen Sie über die Person, sowohl privat als auch im Arbeitsumfeld?
Welche Ziele könnte Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin im Gespräch verfolgen?
Wie reagieren Sie, wenn das Mitarbeitergespräch zu emotional wird?
Mit welchen Einwänden rechnen Sie?

Indem Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Gesprächspartner oder Ihrer Gesprächspartnerin auseinandersetzen, können Sie während des Gesprächs besser auf unvorhergesehene Dinge reagieren.

Eine gründliche Vorbereitung ermöglicht es Ihnen, eine angemessene Gesprächsdauer einzuhalten, sich auf die Ziele zu konzentrieren, sie zu erreichen oder zumindest an ihnen zu arbeiten und schließlich ein für beide Seiten akzeptables Ergebnis zu erzielen.[1]

Während des Gesprächs: Was macht ein gutes Mitarbeitergespräch aus?

Die Verantwortung für das Gelingen eines Mitarbeitergesprächs liegt bei der Führungskraft. Sie verfügt über die nötige Erfahrung und muss dafür sorgen, dass die Grundregeln der Gesprächsführung eingehalten werden. Die Führungskraft entscheidet also darüber, ob im Gespräch wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden können. Mitarbeitergespräche führen ist kein Hexenwerk. Die folgenden sieben Tipps helfen Ihnen dabei, das Beste aus Ihren Mitarbeitergesprächen herauszuholen.

1

Tipp 1: Beginnen Sie positiv

Nach einer freundlichen Begrüßung und einer kurzen Erläuterung des Zwecks des Personalgesprächs beginnen Sie den Dialog mit einer positiven Frage. Zum Beispiel: „Was gefällt Ihnen an Ihrer Arbeit?" Nehmen Sie sich dann Zeit, die Antworten Ihres Gesprächspartners oder Ihrer Gesprächspartnerin auf diese Fragen zu besprechen. So schaffen Sie eine offene und gute Atmosphäre.

2

Tipp 2: Lassen Sie Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter sprechen

Ein Mitarbeitergespräch führen bedeutet nicht, dass die Führungskraft einen Monolog hält. Vielmehr sollte der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Möglichkeit haben, einen Großteil der Gesprächszeit in Anspruch zu nehmen. Dadurch wird er oder sie ermutigt, sich Ihnen gegenüber zu öffnen.

3

Tipp 3: Stellen Sie offene und interessante Fragen

Interessante Fragen können ein Mitarbeitergespräch bereichern und lenken. Achten Sie jedoch darauf, dass Fragen nicht als Machtdemonstration missverstanden werden. Vermeiden Sie vorwurfsvoll klingende Frageformulierungen wie „Warum haben Sie das noch nicht fertig?“. Ratschläge sind oft nicht hilfreich. Lassen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst Lösungen finden. Nutzen Sie Fragen, um ehrliches Interesse zu zeigen und Ihre Mitarbeitenden zum Nachdenken anzuregen

4

Tipp 4: Loben Sie und sprechen Sie Probleme an

Es ist wichtig, Lob auszusprechen und Probleme zu benennen, um ein gutes Arbeitsklima zu schaffen. Nur wenn Sie Fehler oder Irrtümer der Mitarbeitenden ansprechen, sind diese in der Lage, sich zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Dazu braucht es Mut und Fingerspitzengefühl.

5

Tipp 5: Zeigen Sie Wertschätzung

Respektieren Sie Ihr Gegenüber als Person. Denken Sie immer daran, dass sich seine oder ihre Ansichten und Handlungen wahrscheinlich von Ihren eigenen unterscheiden. Nehmen Sie ihm oder ihr das nicht übel. Suchen Sie gemeinsam nach einer für beide Seiten akzeptablen Lösung.

6

Tipp 6: Geben Sie Anregungen

Konstruktive Kritik kann in Mitarbeitergesprächen unterschiedlich geäußert werden. Wichtig ist jedoch, dass neben den kritikwürdigen Punkten auch Verbesserungsvorschläge gemacht werden. Dies gilt auch, wenn man jemandem etwas Positives mitteilen möchte, denn auch gute Leistungen können zukünftig weiter verbessert werden.

7

Tipp 7: Sprechen Sie auch über „weiche Faktoren”

Mitarbeitergespräche beinhalten in der Regel eine Bewertung der erreichten Zahlen und Ziele. Vergessen Sie jedoch nicht, auch „weiche Faktoren" wie z. B. die soziale Kompetenz zu berücksichtigen, um Ihre Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin daran zu erinnern, dass Sie seine oder ihre Leistung in ihrer Gesamtheit beurteilen.

Nach dem Personalgespräch

Entscheidend ist, dass die vereinbarten Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden und dies in der täglichen Arbeit deutlich wird. Nichts führt bei Mitarbeitenden schneller zu Wechselabsichten als Führungskräfte, die Entscheidungen oder Vereinbarungen einfach im Sande verlaufen lassen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs festhalten und einen Plan entwickeln, wie Sie entsprechende Themen umsetzen. Eine Möglichkeit besteht darin, den Inhalt des Gesprächs in der Personalakte festzuhalten. So können Sie beim nächsten Gespräch darauf zurückgreifen.

Fazit: Machen Sie was aus Ihren Mitarbeitergesprächen

Ihre Mitarbeitende gehen mit einer gewissen Erwartung ins Personalgespräch. Sie wollen sich mitteilen, Anerkennung erhalten, Frust loswerden oder vielleicht ein Gehaltsgespräch führen. Geben Sie den Beteiligten Raum für ein ehrliches Feedback und nehmen Sie sich die Zeit, aufmerksam zuzuhören. Ein gut vorbereitetes und produktives Mitarbeitergespräch kann für alle Beteiligten sehr motivierend sein. Wichtig ist, dass Sie das Gespräch dokumentieren und im Nachgang entsprechende Schlüsse ziehen, um mit den Mitarbeitenden gemeinsam an Verbesserungen zu arbeiten.

Wenn Sie mehr über diese Themen erfahren möchten, wenden Sie sich einfach an die nächstgelegene Hays-Niederlassung oder laden Sie unseren Loyalty Guide herunter, in dem Sie erfahren, wie Sie Ihre Mitarbeitenden an sich binden können.

Mitarbeiterloyalität herstellen

Mitarbeiterloyalität herstellen. So funktioniert erfolgreiche Führung und Mitarbeiterbindung. Laden Sie jetzt unseren Developing Loyalty Guide herunter.

Deutsch Englisch