Onboarding-Prozesse:
Ein strukturierter Einarbeitungsplan hilft Mitarbeitende perfekt zu integrieren

Onboarding: Einleitung, Ausblick, Bedeutung

Ob Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert und engagiert in Ihrem Unternehmen starten, darüber entscheiden die ersten Tage und Wochen im neuen Job. Ein in sich stimmiger Onboarding-Prozess ist deshalb absolut erforderlich. Denn nicht selten verlassen Neuankömmlinge in den ersten Wochen oder Monaten das Unternehmen, weil ihre Erwartungen nicht erfüllt wurden. Vor allem in der aktuellen Zeit der schwierigen Mitarbeitersuche auf einem angespannten Arbeitsmarkt sollten Sie einen gut durchdachten Einarbeitungsplan entwickeln.

Doch wie strukturieren Unternehmen und die zuständige HR-Abteilung den Einarbeitungsplan zielgerichtet? Und welche Vorteile bietet überhaupt das Onboarding und welchen Beitrag leistet dieser Prozess bei der Integration von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern?

Wenn neue Teammitglieder und Fachkräfte dazustoßen, prasseln zunächst viele neue Eindrücke und Informationen auf sie ein. Ob neue Aufgaben oder neue Menschen: Alles muss erst einmal gut verarbeitet werden, um anschließend ins Tun zu kommen und die festgelegten Aufgaben selbständig zu übernehmen. Wir geben Ihnen Hilfen und Tipps, wie Sie diesen Prozess in Ihrem Unternehmen einbauen und welche Erwartungshaltung Sie bei Ihren Neulingen bedienen sollten.

Inhalt:

Onboarding-Definition: Was bedeutet das eigentlich?

Unter einem Onboarding-Prozess versteht man die Einarbeitung, Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in ein Unternehmen oder eine Organisation. Das Onboarding stellt ein aus dem Personalmanagement kommendes Konzept dar, das durch festgesetzte Maßnahmen neuen Talenten den Einstieg ins Unternehmen – den Gang an Board – erleichtert.

Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages startet der Onboarding-Prozess und findet sein Ende mit dem Auslaufen der Probezeit, also in der Regel nach sechs Monaten. Doch grundsätzlich bestimmt die Komplexität der Position (z.B. Führungskraft) und der damit verbundenen Aufgaben die Dauer des Onboarding-Prozesses.

Onboarding: Was Sie als Unternehmen mit einem Einarbeitungsplan erreichen können

Einige Unternehmen stecken einige personelle und zeitliche Ressourcen in die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – oder sollten es. Leider scheitert eine Vielzahl von neuen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern bereits in der Probezeit. Die Gründe dafür sind recht unterschiedlich.

Doch diese Gefahr können Firmen und Organisationen erheblich minimieren. Ein umfassendes Onboarding mit einem strukturierten Einarbeitungsplan hilft nicht nur der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen, sich besser ins Unternehmen einzufinden und einzufühlen, sondern auch dem Unternehmen selbst, sich als attraktive Arbeitgebermarke zu präsentieren.

Die Vorteile, die Sie und damit Ihre HR-Abteilung dadurch ernten, sind vielseitig:

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer starten mit viel Motivation in den ersten Wochen und fühlen sich im Team aufgehoben und willkommen.
Neulinge im Job bauen mit anderen Kolleginnen und Kollegen erste Beziehungen auf, finden Vertrauen ins Team und identifizieren sich schneller mit der Kultur des Unternehmens.
Der Onboarding-Prozess unterstützt Neulinge beim Zurechtfinden in einer neuen Arbeitsumgebung und verhelfen schneller zu einem produktiven Arbeiten.
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich durch einen strukturierten Einarbeitungsplan wertgeschätzt und empfehlen das Unternehmen aufgrund dieser positiven Erfahrung als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber weiter.

Einarbeitungsplan Vorlage: Diese Phasen des Onboarding-Prozesses sollten Sie etablieren

Wir empfehlen, Ihren eigenen Onboarding-Prozess in drei Phasen zu strukturieren:

1

Das Preboarding

Das Bewerbungs-Procedere ist erfolgreich über die Bühne gegangen und Sie haben nach einer eventuell langen Suche nach passendem Personal endlich Ihre Wunschkandidatin bzw. Ihren Wunschkandidaten gefunden.

Ehe Ihr neues Teammitglied in einigen Wochen oder gar Monaten bei Ihnen startet, können Sie bereits jetzt gute Voraussetzungen schaffen, dass daraus eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung entsteht. Halten Sie Kontakt zu Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihrem neuen Mitarbeiter – schon direkt nach der Vertragsunterzeichnung. Teilen Sie die nächsten Schritte mit und fragen Sie aktiv nach, ob irgendetwas unklar sein sollte.

Signalisieren Sie Vorfreude und Vorschussvertrauen an Ihre neue Kollegin bzw. neuen Kollegen, sodass sie oder er bis zum Start nicht im entfernsten daran denkt, bei Offerten von anderen Unternehmen schwach zu werden. Präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen bestens vorbereitet auf die kommende Zeit und schildern Sie, wie das Onboarding genau aussehen wird.

Direkt vor dem ersten Tag im neuen Job, können Sie auf interne Gepflogenheiten eingehen und erzählen, wie das Unternehmen tickt. Verlieren Sie ein paar Hinweise zum Dresscode in Ihrem Unternehmen und greifen Sie so proaktiv mögliche Bedenken um die modischen Standards in Ihrem Hause auf.

Oder teilen Sie mit, wie sich die Mittagspause in Ihrem Hause gestaltet. Gibt es eine Küche für das Team oder die Abteilung? Verfügen Sie über eine Kantine? Werden Getränke gestellt oder ist jeder selbst dafür verantwortlich? Je genauer Sie bei Interna sind, desto besser und schneller gelingt der erste gemeinsame Tag vor Ort – und desto schneller wird die Konzentration auf die Aufgaben und die fachlichen Themen gelenkt.

2

Die Orientierungsphase

Am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden beginnt die zweite Phase des Onboardings. Sie oder er lernt das Team kennen und erhält hautnah erste Einblicke in interne Prozesse. Zum Start sollte Ihr neues Teammitglied von einer bekannten Person begrüßt werden, um das Ankommen zu erleichtern. Stellen Sie das notwendige Arbeits-Equipment bereit und zeigen Sie ihr oder ihm den neuen Arbeitsplatz.

Darüber hinaus ist es ratsam, die ersten zwei Wochen als wichtigen Teil der Orientierungsphase zu betrachten, in der Sie dem neuen Teammitglied eine Patin bzw. einen Paten (oder eine Mentorin bzw. einen Mentor) zur Seite stellen. Diese Person sollte als Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner wirken, an dem sich Ihr neues Teammitglied orientieren kann, auf Fragen eingeht und sich darum kümmert, dass sich die neue Kollegin bzw. der neue Kollege gut einlebt.

Richten Sie zu Beginn der ersten Arbeitswoche ein Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräch ein, in dem Ihr Neuling zusammen mit Vorgesetzten sowie HR-Verantwortlichen die erste Woche Revue passieren lassen und die ersten Erfahrungen schildern kann. So schaffen Sie die Grundlage für eigenständiges Arbeiten und ein schnelles Hineinwachsen in die neue Rolle.

3

Die Integrationsphase

Etwa vom dritten bis sechsten Monat läuft die letzte Phase des Onboardings. In dieser Zeit ist der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in eigenen Aufgabengebiet angekommen und soll das Wissen vertiefen. Interne Workshops, teamübergreifende Arbeitsgruppen und Feedbackgespräche in regelmäßigen Abständen füllen das erste Halbjahr beim neuen Unternehmen gut aus. Zum Ende dieser Probezeit empfiehlt es sich, ein Abschlussgespräch zu führen.

Hier sollten Sie nicht nur Erfahrungen und vergangene Situationen zur Sprache bringen, sondern auch ein Blick in die Zukunft werfen. Stecken Sie gemeinsame Ziele ab und stimmen Sie Entwicklungsschritte ab, die Sie gemeinsam mit Ihrem neuen Teammitglied erzielen wollen.

Onboarding: Das erwarten Mitarbeiter von der Einarbeitungsphase

Ein Onboarding-Prozess ist jedoch keine einseitige Angelegenheit. Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen mit einer gewissen Erwartungshaltung in das neue Unternehmen.

Sie wollen nicht nur dem Team vorgestellt werden und Ihre Vorgesetzten kennenlernen, sondern auch einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz inklusive entsprechender IT vorfinden.

Je nach Branche und Jobbezeichnung erwarten die Neulinge auch, dass Ihnen alle notwendigen Tools und eine entsprechend leistungsstarke Software zur Verfügung gestellt wird. Um Enttäuschungen zu vermeiden, ist es ratsam, diese Wünsche vorab zu erfragen, um entsprechend in der Preoboarding-Phase handeln zu können bzw. etwaige Unstimmigkeiten zu klären.

Darüber hinaus haben Neustarter ein ausgeprägtes Bedürfnis nach Austausch. Halten Sie auf jeden Fall an Ihrem Plan fest, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen. So können Ihre neue Kollegin oder Ihr neuer Kollege die eigene Leistung besser einschätzen und auf Ihr Feedback reagieren. Nutzen Sie den Austausch auch, um Ihre eigene Erwartungshaltung zu kommunizieren. Orientierung brauchen Ihre Neulinge besonders in der Anfangszeit.

Checkliste für ein erfolgreiches Onboarding

Entscheidet sich Ihr Unternehmen für ein professionelles Onboarding, sollten Sie, wie bereits erwähnt, Ressourcen freimachen, damit Ihr Einarbeitungsplan Erfolg hat und standardisiert werden kann.

Etablieren Sie ein Mindset für ein erfolgreiches Onboarding.

Holen Sie sich nur Mitstreiterinnen und Mitstreiter dazu, die ebenso motiviert sind, wie Sie selbst und auch den Sinn und Nutzen hinter dem Einarbeitsplan verstehen. Kommunizieren Sie ihre Ziele und beziehen Sie ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit ein. Nur durch stetige Zusammenarbeit und klare Absprachen kann das Onboarding optimal verlaufen. Alles andere ist vergebene Liebesmüh.

Kalkulieren Sie genügend Zeit für das Onboarding ein

und erstellen Sie einen so genauen und detailreichen Plan wie möglich. Stimmen Sie den Zeitrahmen mit allen Beteiligten ab und halten Sie genau fest, welche fachlichen und firmenkulturellen Informationen und Inhalte Sie im Onboarding weitergeben wollen. Berücksichtigen Sie dabei auch den persönlichen wie beruflichen Hintergrund Ihres neuen Teammitglieds.

Der beste Plan bleibt auf jeden Fall erfolglos, wenn er nicht eingehalten wird.

Ist das Onboarding-Team groß, brauchen Sie zeitlichen Freiraum für Planung und Umsetzung. Mit ziemlicher Sicherheit werden sich Termine doppeln, Kolleginnen und Kollegen ausfallen oder sich im Urlaub befinden. Um sicherzugehen, dass das Onboarding ohne Hindernisse und Unterbrechungen ablaufen kann planen Sie daher großzügig.

Neben dem gemeinsamen Zeitinvest gilt es auch Kolleginnen und Kollegen zu finden,

zu motivieren und zu instruieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren eigenen Aufgabenbereich, Tools oder feste Workflows in Ihrem Unternehmen vorstellen, sollten sich rechtzeitig mit ihrem jeweiligen Onboarding-Thema auseinander-
setzen und die Inhalte Ihrer Lernsession sorgfältig entwickeln. Eine klare Themenaufteilung dient dazu, alle Bereiche ausreichend abzudecken.

Ist Ihr Onboarding-Prozess fest implementiert, sollten Sie regelmäßig nach Feedback fragen und weiter optimieren.

Die Zusammenarbeit endet nicht mit Abschluss des Onboardings - beziehen Sie gesammelte Eindrücke und Erfahrungen in Ihre Planung zukünftiger Onboarding-Prozesse mit ein. So demonstrieren Sie, dass Sie das Onboarding ernst nehmen und sich dafür ins Zeug legen, dass Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen perfekt in Ihrem Team ankommen.

Dos und Dont’s im Onboarding-Prozess

Auch wenn die Vorbereitungen noch so gut liefen, kann es zu wackeligen Momenten im Onboarding kommen. Verstehen die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre Intention und spüren sie Ihre Motivation, werden Fauxpas gerne verziehen.

Häufig begehen Unternehmen folgende Fehler:

Sie verwechseln das reine Onboarding mit der Einarbeitung. Neue Kolleginnen und Kollegen brauchen mehr als eine Einarbeitung, die sich ausschließlich auf den eigenen Fachbereich konzentriert. Fokussieren Sie sich auch auf die menschliche Komponente und integrieren Sie die Personen ins soziale Gefüge. Die fachliche Einarbeitung sollten Sie als eigenes Programm verfolgen.

Vor dem ersten Arbeitstag herrscht zwischen Ihnen Stille. Besser ist es allerdings, den Kontakt zu neuen Kolleginnen und Kollegen zu intensivieren. Suchen Sie die Kommunikation und fragen Sie proaktiv nach, ob vor Arbeitsantritt noch Fragen aufgetaucht sind.

Sie legen geringen bis gar keinen Wert auf eine Willkommenskultur. Wenn Sie das machen, haben Sie bei Neustarterinnen und Neustartern schlechte Karten. Informieren Sie Ihre Teams darüber, dass das Unternehmen personellen Zuwachs bekommt.

Sie benennen keine direkte Ansprechpartnerin bzw. einen direkten Ansprechpartner. Distanz schürt Misstrauen. Deshalb: Teilen Sie sie bzw. ihn frühzeitig mit. Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied für die ersten Tage einen Fahrplan mit auf den Weg. So startet sie oder er direkt mit einem guten Gefühl bei Ihnen.

Sie verfolgen keinen direkten Austausch. Doch Kommunikation ist besonders zu Beginn essenziell. Geben Sie daher in festen Abständen Feedback und verhelfen Sie so Ihrer neuen Kollegin bzw. Ihrem neuen Kollegen zu wachsen.

Sie missachten beim Onboarding betriebswirtschaftliche Aspekte. Auch dieser Fehler kann sich negativ auswirken. Seien Sie bei der zeitlichen wie personellen Planung im Onoarding-Prozess realistisch und bedenken Sie auch, dass Kolleginnen und Kollegen, die das Onboarding durchführen, aus Projekten herausgezogen werden.

Auch wenn ein strukturierter Onboardingprozess mit Aufwand verbunden ist: In der aktuellen Zeit sollten Sie bedenken, dass eine erneute Suche nach passendem Fachpersonal einen erheblichen Posten (Ressource, Budget) darstellt.

Denken und agieren Sie lieber langfristig und investieren Sie in die Zukunft. Denn das kommt auch Ihrer Arbeitgebermarke zugute. Wenn wir Sie bei Ihrer Personalsuche unterstützen können oder Sie sich über erfolgreiches Onboarding austauschen wollen: Wir stehen Ihnen für alle Fragen rund um das Thema Personalwesen zur Verfügung.

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