Aufgaben
- Übernahme von administrativen Aufgaben, wie Postbearbeitung, Telefonate, Materialbestellung, Büromanagement
- Sicherung und Pflege der internen Daten (Verteilerlisten, gemeinsame Laufwerke, Zugriff auf Systeme etc.)
- Organisation und Unterstützung bei internen Besprechungen, einschließlich Teambesprechungen und -Schulungen sowie Teambuilding-Veranstaltungen
- Koordination interner Gruppentreffen, wie z. B. größere Teamveranstaltungen, Schulungen und persönliche DACH ALL-Meetings, verwaltet Tagesordnungen
- Spesenabwicklung (abhängig von der Nutzung der Spesen-App), Unterstützung des Expense-Tool
- Zusammenarbeit bei Abrechnungsfragen mit der Finanzabteilung (Zuordnung der Rechnungen)
- Unterstützung bei der Koordination von Vertragsfreigaben und Unterschriften
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
- Erfahrung im Bereich Assistenz/ Vertragsmanagement
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, einschließlich MS PowerPoint, Excel und Word erforderlich
- Google Workspace-Kenntnisse sind von Vorteil
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Gutes Urteilsvermögen, vorausschauendes Denken und lösungsorientiertes Handeln in einer Vielzahl von Situationen
Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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