Jobprofil
Assistenz der
DIE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG: AUFGABEN, AUSBILDUNG UND GEHALT
Die Assistenz der Geschäftsführung ist die rechte Hand des Top-Managements und unterstützt die Geschäftsleitung bei allen Aufgaben rund um die Organisation des Büros, terminiert Kundengespräche und bereitet Besprechungen vor. Sie ist eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Management und der Belegschaft.
Die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung gehen häufig weit über reguläre Sekretariatstätigkeiten hinaus. Diese Position ist eine Allrounder-Funktion, die oft mit eigenverantwortlichen Projekten im Rahmen ihrer Kompetenzen betraut wird, um die Geschäftsführung zu entlasten. Die Assistenz erstellt Präsentationen und führt Controlling-Aufgaben durch. Darüber hinaus stellt sie wichtige Informationen zusammen, um die Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen mit einer soliden Datengrundlage zu unterstützen.
Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung übernehmen heute vielfältige Aufgaben im Projektmanagement, Eventmanagement und der Personalbetreuung. Die genauen Aufgaben sind in jeder Organisation unterschiedlich, aber viele typische Tätigkeiten kommen in jedem Unternehmen vor.
Assistenz der Geschäftsführung
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WELCHE TYPISCHEN AUFGABEN HAT DIE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG?
- Allgemeine Unterstützung: Die Assistenz der Geschäftsleitung hilft bei allen möglichen Aufgaben im Tagesgeschäft. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Präsentationen, die Vorbereitung von Berichten oder die Organisation von Firmenevents.
- Organisatorische Aufgaben: Eine Assistenz der Geschäftsführung ist für die Organisation von Meetings, Terminen und Reisen verantwortlich. Sie sorgt dafür, dass der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin immer gut vorbereitet ist und alle wichtigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung hat.
- Kommunikation: Sie ist oft die erste Kontaktperson für Kundenunternehmen, Mitarbeitende und andere externe Parteien. Sie beantwortet Anrufe, E-Mails und Briefe im Namen des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin und sorgt dafür, dass alle Anfragen schnell und effektiv bearbeitet werden.
- Controlling: Die Geschäftsführungsassistenz überwacht Unternehmenszahlen und erstellt Analysen. Sie hilft bei der Erstellung von Budgets und Finanzplänen und erarbeitet Entscheidungsgrundlagen für das Management.
- Projektmanagement: Sie unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Sie koordiniert die Arbeit von verschiedenen Abteilungen und stellt sicher, dass alle Projektziele erreicht werden.
Die Geschäftsleitungsassistenz sollte schnell denken und gut kommunizieren können sowie über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen. Als berufliche Mindestqualifikation wird von den meisten Unternehmen eine kaufmännische Ausbildung verlangt.
WELCHE AUSBILDUNG BRAUCHEN ASSISTENTINNEN UND ASSISTENTEN DER GESCHÄFTSFÜHRUNG?
Eine Assistenz der Geschäftsführung kann verschiedene Ausbildungswege einschlagen. Oft wird für die Position der Geschäftsleitungsassistenz eine kaufmännische Ausbildung vorausgesetzt. Eine Ausbildung als Industriekaufmann oder Industriekauffrau, eine Ausbildung für Büromanagement oder im Bankwesen können eine solide Grundlage bieten.
Ebenso ist ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eines verwandten Bereichs von Vorteil. Die Weiterbildung zum geprüften Management Assistant (m/w/d) ist auch ohne Studium berufsbegleitend nach dem mittleren Bildungsabschluss und einer abgeschlossenen Berufsausbildung möglich.
Da es keine spezifische Ausbildung für die Position der Assistenz der Geschäftsführung gibt, ist es nicht verwunderlich, dass Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung häufig Quereinsteigende sind. Wer sich für diese Position interessiert, bringt idealerweise bereits Berufserfahrung im gehobenen Assistenzumfeld mit. Durch die Nähe zum Management wissen Assistentinnen und Assistenten über wichtige Geschäftsvorgänge Bescheid und haben Zugriff auf vertrauliche Daten. In ihrer Funktion wird daher Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität erwartet.
WELCHE SKILLS UND KOMPETENZEN SOLLTE MAN ALS ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG MITBRINGEN?
Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung sind echte Allrounder. Wer gerne Dinge organisiert, schnell den Überblick hat und gerne mit Menschen arbeitet, ist in diesem Job richtig.
Als Assistenz der Geschäftsführung sind organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, wichtige Eigenschaften für diese Rolle. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Fähigkeiten und Kompetenzen, die für eine erfolgreiche Karriere als Assistenz der Geschäftsführung von Vorteil sind. Hier sind einige Beispiele:
- Analytische Fähigkeiten: Eine Assistenz der Geschäftsführung sollte in der Lage sein, Daten zu analysieren und Berichte zu erstellen. Dies erfordert Kenntnisse in Excel und anderen Analyse-Tools.
- Organisatorische Fähigkeiten: Durch die Vielfältigkeit der Aufgaben sollte die Assistenz des Managements ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten haben. Dazu zählen auch ein gutes Zeit- und Selbstmanagement und eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Kommunikationsfähigkeiten und Fremdsprachenkenntnisse: Da eine Assistenz der Geschäftsleitung die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Kundenunternehmen ist, sollte sie über exzellente Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Häufig kommuniziert sie mit internationalen Kundenunternehmen und Partner, deshalb können Fremdsprachenkenntnisse ein großer Vorteil sein.
- Technische Fähigkeiten und Projektmanagement: Die Geschäftsführungsassistenz sollte in der Lage sein, verschiedene Softwareprogramme und Tools zu verwenden. Dazu zählen die MS-Office Suite inklusive E-Mail-Programm, Kalender-Tools und Projektmanagement-Software.
- Soft Skills: Die Assistenz der Geschäftsleitung sollte gute Problemlösungsfähigkeiten besitzen. Außerdem sollte sie loyal, empathisch und stressresistent sein und zuverlässig und diskret arbeiten
WELCHE ENTWICKLUNGSMÖGLICHKEITEN HABEN ASSISTENTEN DER GESCHÄFTSFÜHRUNG?
Voll in der Assistenzrolle aufgehen oder in eine Führungsposition wechseln? Die Weiterentwicklung in eine Managerrolle ist oft naheliegend
Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung sitzen nah an den Entscheiderinnen und Entscheidern im Unternehmen. Sie sind eng in deren Management-Aufgaben eingebunden und lernen detailliert, wie Unternehmensentscheidungen aufgrund von strategischen Zielen getroffen werden. So wissen sie, wichtige Geschäftsdaten aufzubereiten und diese richtig zu interpretieren.
Ihre große Bedeutung für den Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin steht außer Frage, weil sie diese signifikant entlasten. Aber auch die Assistenz der Geschäftsführung profitiert von der Nähe zum Management. Oft übernimmt sie die Verantwortung für wichtige Projekte oder Teilprojekte, beispielsweise bei der Einführung neuer IT-Systeme oder in anderen Transformationsprozessen.
Wenn man sich erfolgreich als Management-Assistenz bewiesen hat, ist der nächste Schritt auf der Karriereleiter häufig die Übernahme von Verantwortung als Führungskraft. Die Position der Assistenz wird daher gerne zur Vorbereitung auf eine Management-Position genutzt und dient oft als Sprungbrett, um in die obere Führungsriege zu gelangen.
Unsere Stellenangebote als Assistenz der Geschäftsführung
Interessante Werdegänge ehemaliger Assistenten der Geschäftsführung
Viele Top-Manager haben ihre Karriere in der Assistenz-Position gestartet.
In der Praxis haben schon viele CEOs den Weg aus der Assistenztätigkeit bis an die Unternehmensspitze genommen. Unter ihnen Stefan Wendrich, seit 2018 der Geschäftsführer von Lufthansa Aviation Training, einem Tochterunternehmen der Lufthansa Group, das Flugtraining für Piloten und Flugbegleiter anbietet. Er begann seine Karriere bei Lufthansa Flight Training im Jahr 1999 als Assistent der Geschäftsführung. So auch Dr. Christian Göke, der seit 2013 der Vorsitzende der Geschäftsführung der Messe Berlin GmbH ist, einem der weltweit führenden Messeveranstalter. Er war von 2000 bis 2006 Assistent des damaligen Vorsitzenden der Geschäftsführung und übernahm anschließend verschiedene Führungspositionen im Unternehmen. Mit Dr. Stefan Sommer ist seit 2019 ein ehemaliger Assistent der Geschäftsleitung Mitglied der Unternehmensführung der Volkswagen AG, als Vorstand für Komponenten und Beschaffung. Er war von 1997 bis 2004 Assistent des Vorstandsvorsitzenden der ZF Friedrichshafen AG, einem der weltweit führenden Zulieferer für Antriebs- und Fahrwerktechnik.WELCHES GEHALT KÖNNEN ASSISTENTINNEN UND ASSISTENTEN DER GESCHÄFTSFÜHRUNG ERWARTEN?
Hier gilt was für nahezu alle Jobs gültig ist: Mit zunehmender Erfahrung und in großen Unternehmen ist das Gehalt höher
Das Gehalt der Geschäftsleitungsassistenz ist von vielen Faktoren abhängig, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Branche und der Erfahrung des Mitarbeiters. Das Einstiegsgehalt liegt oftmals zwischen 45.000 und 55.000 Euro. Das mittlere Jahresgehalt für diese Position beträgt in Deutschland rund 65.000 Euro.
ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG VERSUS VIRTUELLE ASSISTENZ
Eine Assistenztätigkeit mit maximaler Flexibilität in tendenziell kleineren Unternehmen.
Die Auftraggeber sind Start-Ups, kleine und mittelständische Unternehmen oder auch private Personen, die temporär eine Unterstützung für ihr Geschäft brauchen. Eine virtuelle Assistenz unterstützt diese bei verschiedenen Aufgaben, die online erledigt werden können. Sie arbeitet meist selbstständig und von zu Hause aus oder von einem anderen Ort, der einen Internetzugang hat. Die virtuelle Assistenz kann verschiedene Dienstleistungen anbieten, je nach ihren Fähigkeiten, Interessen und Erfahrungen. Zu den häufigen Aufgaben einer virtuellen Assistenz gehören:
- Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, wie z.B. E-Mails beantworten, Termine vereinbaren, Rechnungen erstellen, Daten erfassen, etc.
- Social Media Management, wie z.B. Profile erstellen, Beiträge planen, Inhalte erstellen, Kommentare beantworten, etc.
- Webdesign und Werbetexte, wie z.B. Websites gestalten, Landingpages erstellen, Newsletter schreiben, etc.
- Recherche und Lektorat, wie z.B. Informationen suchen, Texte korrigieren, Präsentationen vorbereiten, etc.
- Zeit und Kosten sparen, da keine Anfahrt, kein Büro und keine Festanstellung nötig sind.
- Flexibilität und Skalierbarkeit, da die virtuelle Assistenz je nach Bedarf und Budget beauftragt werden kann.
- Expertise und Qualität, da die virtuelle Assistenz sich auf bestimmte Bereiche spezialisieren und sich ständig weiterbilden kann.
Die Tätigkeit als virtuelle Assistenz erfordert viel Selbstdisziplin und Selbstorganisation. Dafür bietet sie den großen Vorteil, zeitlich und örtlich unabhängig zu arbeiten.Die Tätigkeit als virtuelle Assistenz bietet sehr abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, gleichzeitig für verschiedene Auftraggeber zu arbeiten. Während Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung häufig in großen Unternehmen und Konzernen tätig sind, arbeiten Virtuelle Assistenten eher für kleinere Unternehmen.
Die Tätigkeit als virtuelle Assistenz erfordert viel Selbstdisziplin und Selbstorganisation. Dafür bietet sie den großen Vorteil, zeitlich und örtlich unabhängig zu arbeiten.
FAQs
Die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung reichen von einfachen Sekretariatsaufgaben bis zur Begleitung von komplexen Projekten und Transformationsprozessen. Hauptaufgabe dieser Rolle ist die Unterstützung des Managements sowohl im Tagesgeschäft als auch bei typischen Management Aufgaben.
Die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung reichen von einfachen Sekretariatsaufgaben bis zur Begleitung von komplexen Projekten und Transformationsprozessen. Hauptaufgabe dieser Rolle ist die Unterstützung des Managements sowohl im Tagesgeschäft als auch bei typischen Management Aufgaben.
Das Einstiegsgehalt liegt oftmals zwischen 45.000 und 55.000 Euro. Generell hängt die Vergütung für die Position der Assistenz der Geschäftsführung aber vom Unternehmen und dessen Größe und Branche ab. Ebenso haben Berufserfahrung und Kompetenzen einen Einfluss auf die Gehaltshöhe.
Das Einstiegsgehalt liegt oftmals zwischen 45.000 und 55.000 Euro. Generell hängt die Vergütung für die Position der Assistenz der Geschäftsführung aber vom Unternehmen und dessen Größe und Branche ab. Ebenso haben Berufserfahrung und Kompetenzen einen Einfluss auf die Gehaltshöhe.
Die Position der Assistenz der Geschäftsführung selbst ist keine Führungsposition, dient aber in vielen Fällen als Vorbereitung auf eine Führungsposition. Viele C-Level Positionen in der Wirtschaft sind mit ehemaligen Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung besetzt.
Die Position der Assistenz der Geschäftsführung selbst ist keine Führungsposition, dient aber in vielen Fällen als Vorbereitung auf eine Führungsposition. Viele C-Level Positionen in der Wirtschaft sind mit ehemaligen Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung besetzt.
Es ist durchaus möglich, dass sich die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung auf Sekretariatstätigkeiten und das Tagesgeschäft des Unternehmens beschränken. Tendenziell gehen die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung aber über die üblichen Sekretariatsaufgaben hinaus und schließen Tätigkeiten in Projekten und Managementausgaben mit ein.
Es ist durchaus möglich, dass sich die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung auf Sekretariatstätigkeiten und das Tagesgeschäft des Unternehmens beschränken. Tendenziell gehen die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung aber über die üblichen Sekretariatsaufgaben hinaus und schließen Tätigkeiten in Projekten und Managementausgaben mit ein.
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